Создали и внедрили сервис, ускоряющий подготовку документов для тендеров. Сумели учесть все пожелания заказчика и воплотить его идеи на практике.
О заказчике:
ведущий разработчик программного обеспечения для автоматизированного проектирования, технологической подготовки производства и документооборота.
Заказчик регулярно участвует в тендерах, поэтому вынужден заполнять большие пакеты сложных документов. Он искал способы ускорить этот процесс и обратился к нам, чтобы:
Найти способ автоматизировать заполнение документов.
Забирать тендерные документы сотнями из агрегатора Seldon.
Автоматически считать прибыль по каждому тендеру.
Генерировать коммерческие предложения.
Задачу усложняло то, что каждый составитель тендерной докментации оформляет её по-своему, поскольку эта область слабо стандартизована.
Вместе с клиентом мы обсудили ситуацию, подобрали технологии и спланировали разработку. Далее:
Зафиксировали цели в уставе проекта и техническом задании.
Продумали алгоритмы со специалистами по комьютерной лингвистике.
Обучали персонал заказчика и увеличивая точность работы сервиса.
Подключили интеграторы, разработали генератор коммерческих предложений.
После каждого этапа мы представляли проект заказчику, чтобы при необходимости скорректировать сервис, добавить функции или исправить интерфейс.
В итоге нам удалось создать систему, существенно упрощающую заказчику работу с тендерами:
Тендерная документация загружается с 7000+ площадок.
Для подсчёта маржинальности используется более 1 млн товаров и цен.
Типовые документы предзаполняются до 80% за 2 минуты.
Сервис сам определяет удовлетворяют ли юрлица заказчика требованиям к участию.
Коммерческие предложения генерируются автоматически.
Система работает с сотнями сущностей и частями документации.
Система дообучаема, точность со временем только повышается.
Оператор видит все загруженные пакеты документов в виде общего списка с ключевыми признаками. Его пункты маркируются цветом: если компания не соответствует требованиям тендера, система отметит его красным.
В личном кабинете одновременно можно вести несколько юридических лиц — для каждого будет генерироваться свой пакет документов.
Тендеры состоят из лотов, на каждый из которых можно подавать отдельную заявку. Но даже в таких условиях это все еще один большой тендер со своими требованиями. Оператору удобнее вести такие тендеры как один проект. Так ни одна деталь не ускользнет от него, а все важные данные будут одновременно видны на одном экране.
Наиболее важные сущности тендера для оператора показаны на "первом окне", как на изображении ниже.
Система продумана так, чтобы помочь компании обрабатывать сотни тендеров, быстро понимать перспективы участия и готовить документы:
Оператор может добавить любое количество искомых сущностей или частей документации для обработки.
Система поддерживает загрузку документов в старом формате doc и в новых форматах docx и xlsx.
Оператор может дообучить систему, уточнив, что нужно забирать из документации.
Оператор может настраивать фильтры, чтобы импортировать только нужные ему тендеры из агрегатора Seldon.
Оператор может настроить у каких категорий товаров обновлять цены и остатки. Данные берутся из 27 агрегаторов.
Известные системе документы автоматически заполняются — оператору не нужно вносить данные (например, цены товаров) вручную.
Система автоматически заполняет до 80% полей в тендерной документации. Оператор видит на экране одновременно обработанный и исходный материал, поэтому полностью контролирует подготовку.
Предварительно заполненные документы можно скачать на странице проекта перед отправкой на площадку автора тендера. На карте ниже показано, как строятся отношения между базовыми сущностями тендера.
Данные в коммерческом предложении и в автоматически предгенерируемых частях документации тендера используются одни и те же. Из общей базы товаров выбираются наиболее дешёвые. Учтено пожелание, что в базе товаров есть собственные товары Заказчика, имеющие более высокий приоритет над остальными. Политика формирования скидок и наценок настраивается.
При формировании КП, по умолчанию, выбрана самая дешёвая позиция наиболее подходящего товара, однако можно выбрать вручную любую другую. Это нужно, если, например, какой-то поставщик не готов поставить товар здесь и сейчас. При каждом таком изменении будет перерасчитана маржа. Чтобы сгенерировать КП от выбранного юридического лица достаточно нажать одну кнопку.
Учли пожелания заказчика к интерфейсу и дизайну сервиса.
Точность работы сервиса со временем растёт.
Первую рабочую версию представили через 45 дней.
Система способна предобрабатывать сотни документов.
Александр Баранов
директор
I had just a vision. Now I have the product that provides me what I want.
The product is functioning well, and it has a positive impact on internal operations. Shvetsov Technologies required minimal supervision, yet kept internal stakeholders informed with consistent updates.
Если вам необходим аналогичный сервис или другой инновационный продукт — обращайтесь к нам. Мы проконсультируем и расскажем, чем можем быть полезны.
